Tena 8

Valores de los documentos

• Dependen del fin por el que han sido creados (valor primario).
• De su utilidad posterior (valor secundario).

El documento desde su inicio posee un valor primario, ya que tiene como objetivo principal plasmar la gestión de una actividad: valor administrativo.

Este valor se pierde con el tiempo pero a la vez adquiere otro que es legal, jurídico o probatorio.Conforme pasa el tiempo tiene un valor que sirve para la investigación histórica y cultural. Es lo llamado valor secundario.
Aparte de dichos valores el diccionario de terminología archivística habla de:

• valor informativo: son los documentos que se utilizan como referencia o investigación.
• valor intrínseco: el documento depende de valores como su contenido, las circunstancias de su producción, la presencia o no de firmas,...

Los valores están asociados al ciclo de la vida y desmpeñan un  papel fundamental en el expurgo y selección.

Criterios de valoración:

 

Es la fase de proceso de expurgo y debe realizarse conociendo todos los documentos.

Existen una serie de criterios universales recogidos en su momento por Schellenberg entre los cuales están:

• la jerarquía administrativa y funcional
• los valores primarios.
• los valores secundarios.

Identificación, valoración y selección de series documentales

En el reglamento del Sistema Andaluz de Archivos se recoge todo esto. El AGA se encargó de realizar todo el desarrollo para poder identificar y valorar las series documentales. La estructura de la plantilla que se creó se dividió en cinco áreas:

1. Identificación.
2. Valoración.
3. Selección.
4. Observaciones.
5. Área de control.

La selección 

Se determina el destino de los documentos a partir de su valor.

Se produce en dos etapas.

Métodos de selección

• Selección pieza por pieza.
•   Selección cualitativa: Selección cualitativa intrínseca y Selección cualitativa extrínseca (que es, a su vez alfabética, cronológica, topográfica o combinada)
• Selección por muestreo. Tipos: aleatorio y sistemático.
• Calendario de disposición. En el cual están de disposición general y especiales.
• Eliminación.