Tema 10: organización y descripción
Se aplican unos principios de respeto al origen y al orden . Se trata el orden de llegada, de esta manera queda reflejada cuál es la función de la institución que los acoge.
Se realizan tres tareas: clasificar y ordenar los documentos, y elaborar un esquema de la clasificación.
- Documentos de decisión: resoluciones, acuerdos.
- Documentos de transición: comunicaciones, notificaciones y publicaciones.
- Documentos de constancia: actas, certificados, certificaciones de acto presunto.
- Documentos de juicio: informes.
- Documentos de los ciudadanos: solicitudes, denundias, alegaciones y recursos.
Los análisis de tipos documentales son fundamentales para racionalizar la gestión de expedientes por parte de la administración.
Expediente
Es un conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la resolución administrativa.
Corresponde a la administración y se puede tramitar de oficio o por solicitud. La ejecución del expediente dependerá del tipo de procedimiento.
Partes del expediente:
- Documentos.
- Carpetilla o guarda exterior.
- Extracto o resumen.
- Relación de contenido.
Tramitacion:
- Iniciación
- Procedimiento
- Finalización
- Ejecución
Serie
Es un conjunto de documentos producidos por un sujeto en el desarrollo de una misma competencia y regulado por la misma noma de procedimiento.
La serie documental tienen una clasificación lógica y ordenación física y a la hora de elegir un sistema de clasificación se tiene que tener en cuenta que sea estable, objetivo y que su criterio surja del proceso administrativo del cual son resultado. Por supuesto, tienen que tener una ordenación física con sus correspondientes criterios (cronológica, alfabética, numérica, conceptos).
La descripción del material
La descripción archivística está estrechamente relacionada con la comunicación y la calidad de nuestras descripciones.
La descripción es el medio del archivero para obtener la información.
El proposito de la descripción es la accesibilidad a los usuarios.
El mayor problema de la descripción es la normalización.
No hay comentarios:
Publicar un comentario