Tema 11

Tema 11. El desarrollo normativo: la descripción de documentos en la actualidad

La normalización en archivística afecta a:

• La gestión documental.
• La administración de archivos
• Al tratamiento de los documentos tanto la organización como la descripción.

Evolución de las normas de descripción de archivística:

• EEUU: 
  Steven Hansen basandose en las AAcr2 intenta elaborar un manual general.
  En 1983 aparece Archives, Personal Papers and Manuscrips (APPM), que es tomada como manual y se divide en dos partes una se dedica a la descripción y otra a los puntos de acceso.
• Gran Bretaña 
  El proyecto más importante fue el Archival description Proyect..
  Los primeros resultados fueron inmediatos con el El Manual of Archival Description (MAD), éste se divide en cinco partes: una introducción general, mientras que las otras tratan los elementos, estructura, formatos, ejemplos prácticos de la descripción y algunas recomendaciones de algunos tipos documentales.
• Canadá: Reglas para la Descripción de Documentos de Archivos (RDDA)
  • Tienen valor normativo.
  • Han sido redactadas por archiveros.
  Las RDDa para cada uno de los niveles de descripción permiten a la vez dos niveles:
  1. Información mínima para identificar y describir la unidad documental.
  2. Recoge los elementos posibles que aporten las reglas y servirán para completar dicha descripción.

Luego se comparan  la RDDA (Canadá) y la APPM (EEUU) viendo que ambas se basan en la AACR2.

Ante la dificultad para unficar estas tres reglas anteriormente mencionadas, se quiso llegar a un consenso para que hubiese una única regla que fuese reconocida de manera internacional en todo el mundo. 

Por ello, se realizaron una serie de reuniones (Madrid, París, Estocolmo...) . 

En 1998 se acabó el período de revisión de la 1ª revisión de la ISAD (G), siendo en ese mismo año el proyecto de la 2ª. Es, en 1999, cuando se aprueba la 2ª edición que se presentó en el 2000 en el XIV Congreso Internacional de Archivos de Sevilla.

Según la ISAD (G), la descripción archivística tiene una parte técnica llamada descripción multinivel en la que hay que diferenciar dos grados:

1. Descripción de cada uno de los niveles que componen el fondo.
2. Relacionar jerárquicamente las descripciones anteriores.

Se establece un grupo de cinco niveles por la ISAD (G) que van de lo general a lo específico sin obligar a qué nivel hay que llegar. 

Para  una correcta aplicación laISAD (G) propone cuatro reglas generales que han de seguirse:

1. Regla de descripción de lo general a lo particular.
2. Regla de información pertinente para el nivel de descripción.
3. Regla de vinculación de las descripciones.
4. Regla de no repetición de la información.

Seguidamente nos habla de cúal es su estructura: sus áreas (de mención de identidad, de contexto, de contenido y estructura, de condiciones de acceso y utilización, de materiales relacionados, de notas y áreas de control de la descripción) y sus elementos. También nos comenta cuál es la finalidad del control de las autoridades, que para poder ejercerlo, se tiene que permitir el control de los puntos de acceso: fichero de autoridades; actuar como sistema de referencia e información y facililtar el intecmbio de información archivística, bibliográfica y documental.

Otra norma importante es la ISAAR (CPF), cuya función es dar reglas generales para poder establecer registros de autoridad archivísticos que describan autoridades, personas y familias que se consideren creadores en las descripciones de los documentos de archivo. Al igual que la anterior norma, se habla de cuál es su estructura y demás.

Por último, nos habla de la descripción archivística codificada: EAD, se define como una estructura de datos normalizados para instrumentos de descripción, de esta manera, permite intercambiarlos, acceder a ellos a largo plazo y emplear la infomación contenida. Así pues, la EAD es una norma de estructura de datos que reproduce en formato digital los instrumentos de descripción archivística, y se basa en SGML-XML. Ahora bien, los instrumentos a codificar son, principalmente, los inventarios y registros aunque en un futuro se pretenden extender a otros como las guías de archivos. 

El objetivo principal de la EAD:

Facilitar tanto la búsqueda como la visualización de instrumentos de descripción en el mundo electrónico.

En resúmen los principios generales de la  EAD son:

- Establecer un conjunto de elementos utilizables.

- Mantener y mejorar la funcionabilidad de los inventario y registros existentes.

- Facilitar el intercambio y la portabilidad.

- Resistir los cambios de tecnología.

Vision general de un documentos EAD:

• la cabecera.
• la información preliminar.
• el instrumento de descripción:
  • Descripción archivítica.
  • Información descriptiva complementaria.