Tema 6

Vienen los conceptos y de nuevo el ciclo de la vida.
Las operaciones archivisticas que se llevan a cabo a lo largo del periodo comprendido entre la creación de documentos y su eliminación o transferencia a otra institución de archivos entran dentro de la denominación genérica de "gestión de documentos".
Principios:
- Economía
- Eficacia

• Beneficios económicos: facilita la identificación y cuantificación
• Economías de eficacia: gestión del proceso de creación de los documentos (control sobre el diseño, la generación, y la distribución de formularios.
• Efectividad en la planificación de actividades de gobierno
• Uso juicioso y responsable de la automatización y la reprografía

Estas ventajas se conseguirán siempre que exita un programa de gestión de documentos eficaz.No obstante, la diversidad existente ha hecho que se creen cuatro niveles de implantación:
Nivel mínimo: los paises cuentan con sistemas de cuadros de retención.


- Nivel mínimo incrementado: incorporan al anteior depósitos intermedios.
- Nivel mínimo incrementado: aquellos países que incorporan elementos del nivel mínimo la existencia de uno o más depósitos intermedios.
- Nivel intermedio: incorporan al anterior subprogramas básicos (diseño, gestión de formularios, informes, desarrollo de sistemas de archivo y recuperación etc.).
- Nivel óptimo: además de todo lo anterior se le suma la gestión de directrices, correo, telecomunicaciones y máquinas copiadoras de oficina, más sistemas gestión, más cumplimentación de formularios y usan sistemas de análisis, automatización y tecnología en múltiples aplicaciones.

Aplicación a modelos administrativos nacionales
Puntos a considerar:

• Apoyo y respaldo de una institución de archivos a nivel nacional.
• Análisis de las tradiciones administrativas.
• Conciencia de que la gestión de documentos forma parte de la gestión administrativa.
• Buena planificación
• Importancia de una base y repaldo administrativo
• Análisis de los modelos de gestión de otros países.
• Conciencia del papel que debe desarrollar el profesional de archivos.
• Necesidad de formación del personal.
• Disponer de cuadros de clasificación y de retención y disposición.
• NEcesidad de colaboración de la administración.
• Una normalización terminológica.
• Respaldo de las nuevas tecnologías.
• Reciclaje profesional.
• EEUU constituye un punto de referencia.

Siguiendo el modelo americano se pueden hablar de tres fases:
- Creación

• Diseño y gestión de formularios
• Preparación y gestión de correspondencia
• Preparación y gestión de informes
• Desarrollo de sistemas de gesíón de información.
• Aplicaciones tecnológicas de estas funciones

La introducción masiva de la informatica obligará a un replanteamiento general de las responsabilidades. De esta manera la intervención del archivero se adelantará al instante de creación de los documentos electrónicos.
- Mantenimiento y uso
- Disposición