Tema 11

Tema 11. El desarrollo normativo: la descripción de documentos en la actualidad

La normalización en archivística afecta a:

• La gestión documental.
• La administración de archivos
• Al tratamiento de los documentos tanto la organización como la descripción.

Evolución de las normas de descripción de archivística:

• EEUU: 
  Steven Hansen basandose en las AAcr2 intenta elaborar un manual general.
  En 1983 aparece Archives, Personal Papers and Manuscrips (APPM), que es tomada como manual y se divide en dos partes una se dedica a la descripción y otra a los puntos de acceso.
• Gran Bretaña 
  El proyecto más importante fue el Archival description Proyect..
  Los primeros resultados fueron inmediatos con el El Manual of Archival Description (MAD), éste se divide en cinco partes: una introducción general, mientras que las otras tratan los elementos, estructura, formatos, ejemplos prácticos de la descripción y algunas recomendaciones de algunos tipos documentales.
• Canadá: Reglas para la Descripción de Documentos de Archivos (RDDA)
  • Tienen valor normativo.
  • Han sido redactadas por archiveros.
  Las RDDa para cada uno de los niveles de descripción permiten a la vez dos niveles:
  1. Información mínima para identificar y describir la unidad documental.
  2. Recoge los elementos posibles que aporten las reglas y servirán para completar dicha descripción.

Luego se comparan  la RDDA (Canadá) y la APPM (EEUU) viendo que ambas se basan en la AACR2.

Ante la dificultad para unficar estas tres reglas anteriormente mencionadas, se quiso llegar a un consenso para que hubiese una única regla que fuese reconocida de manera internacional en todo el mundo. 

Por ello, se realizaron una serie de reuniones (Madrid, París, Estocolmo...) . 

En 1998 se acabó el período de revisión de la 1ª revisión de la ISAD (G), siendo en ese mismo año el proyecto de la 2ª. Es, en 1999, cuando se aprueba la 2ª edición que se presentó en el 2000 en el XIV Congreso Internacional de Archivos de Sevilla.

Según la ISAD (G), la descripción archivística tiene una parte técnica llamada descripción multinivel en la que hay que diferenciar dos grados:

1. Descripción de cada uno de los niveles que componen el fondo.
2. Relacionar jerárquicamente las descripciones anteriores.

Se establece un grupo de cinco niveles por la ISAD (G) que van de lo general a lo específico sin obligar a qué nivel hay que llegar. 

Para  una correcta aplicación laISAD (G) propone cuatro reglas generales que han de seguirse:

1. Regla de descripción de lo general a lo particular.
2. Regla de información pertinente para el nivel de descripción.
3. Regla de vinculación de las descripciones.
4. Regla de no repetición de la información.

Seguidamente nos habla de cúal es su estructura: sus áreas (de mención de identidad, de contexto, de contenido y estructura, de condiciones de acceso y utilización, de materiales relacionados, de notas y áreas de control de la descripción) y sus elementos. También nos comenta cuál es la finalidad del control de las autoridades, que para poder ejercerlo, se tiene que permitir el control de los puntos de acceso: fichero de autoridades; actuar como sistema de referencia e información y facililtar el intecmbio de información archivística, bibliográfica y documental.

Otra norma importante es la ISAAR (CPF), cuya función es dar reglas generales para poder establecer registros de autoridad archivísticos que describan autoridades, personas y familias que se consideren creadores en las descripciones de los documentos de archivo. Al igual que la anterior norma, se habla de cuál es su estructura y demás.

Por último, nos habla de la descripción archivística codificada: EAD, se define como una estructura de datos normalizados para instrumentos de descripción, de esta manera, permite intercambiarlos, acceder a ellos a largo plazo y emplear la infomación contenida. Así pues, la EAD es una norma de estructura de datos que reproduce en formato digital los instrumentos de descripción archivística, y se basa en SGML-XML. Ahora bien, los instrumentos a codificar son, principalmente, los inventarios y registros aunque en un futuro se pretenden extender a otros como las guías de archivos. 

El objetivo principal de la EAD:

Facilitar tanto la búsqueda como la visualización de instrumentos de descripción en el mundo electrónico.

En resúmen los principios generales de la  EAD son:

- Establecer un conjunto de elementos utilizables.

- Mantener y mejorar la funcionabilidad de los inventario y registros existentes.

- Facilitar el intercambio y la portabilidad.

- Resistir los cambios de tecnología.

Vision general de un documentos EAD:

• la cabecera.
• la información preliminar.
• el instrumento de descripción:
  • Descripción archivítica.
  • Información descriptiva complementaria.

Tema 10

Tema 10: organización y descripción

Se aplican unos principios de respeto al origen y al orden . Se trata el orden de llegada, de esta manera queda reflejada cuál es la función de la institución que los acoge. 

Se realizan tres tareas: clasificar y ordenar los documentos, y elaborar un esquema de la clasificación.

De los tipos documentales se pueden decir que son:

• Documentos de decisión: resoluciones, acuerdos.
• Documentos de transición: comunicaciones, notificaciones y publicaciones.
• Documentos de constancia: actas, certificados, certificaciones de acto presunto.
• Documentos de juicio: informes.
• Documentos de los ciudadanos: solicitudes, denundias, alegaciones y recursos.

Los análisis de  tipos documentales son fundamentales para racionalizar la gestión de expedientes por parte de la administración.

Expediente

Es un conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la resolución administrativa.

Corresponde a la administración y se puede tramitar de oficio o por solicitud. La ejecución del expediente  dependerá del tipo de procedimiento. 

Partes del expediente:

1. Documentos.
2. Carpetilla o guarda exterior.
3. Extracto o resumen.
4. Relación de contenido.

Tramitacion:

1. Iniciación
2. Procedimiento
3. Finalización
4. Ejecución

Serie

Es un conjunto de documentos producidos por un sujeto en el desarrollo de una misma competencia y regulado por la misma noma de procedimiento.

La serie documental tienen una clasificación lógica y ordenación física y a la hora de elegir un sistema de clasificación se tiene que tener en cuenta que sea estable, objetivo y que su criterio surja del proceso administrativo del cual son resultado. Por supuesto, tienen que tener una ordenación física con sus correspondientes criterios (cronológica, alfabética, numérica, conceptos).

La descripción del material 

La descripción archivística está estrechamente relacionada con la comunicación y la calidad de nuestras descripciones.

La descripción es el medio del archivero para obtener la información.

El proposito de la descripción es la accesibilidad a los usuarios.

El mayor problema de la descripción es la normalización.

Tema 9

Emplazamiento del archivo.

• Tan cerca de los usuarios como sea posible.
• Buscar la seguridad.
• Debe verse el coste como la disponibilidad de suelo para tal fin.

  Errores a evitar.

• Contaminación
• Cascos históricos
• Lugares mal comunicados o alejados.

Situación ideal para construir.

• Emplazamiento suburbano.
• Desdoblamiento en varios centros. 

Edifico antiguo o moderno
Lo ideal sería un archivo nuevo diseñado para tal uso.
Sino fuera posible se tendría que reformar todo el edificio por dentro.
El arquitecto debe considerar todas las ideas del archivero.

Características arquitectónicas.


Dependencias

• área reservada.
• área privada.
• área pública.

El depósito

• Ubicación.
• Dimensiónes
• Recomendaciones

Condiciones ambientales y de seguridad

Factores a tener en cuenta:

• Factores climáticos.
• Polvo y contaminación.
• Fuego.
• Factores biológicos.
• Instalaciones eléctricas y de seguridad.

Mobiliario

• Solidez
• Buen acabado físico y químico.
• Ventilación
• Comodidad

El mobiliario se divide en 3 sistemas:

1. Horizontal
2. Vertical
3. Documentos enrrollados

Tena 8

Valores de los documentos

• Dependen del fin por el que han sido creados (valor primario).
• De su utilidad posterior (valor secundario).

El documento desde su inicio posee un valor primario, ya que tiene como objetivo principal plasmar la gestión de una actividad: valor administrativo.

Este valor se pierde con el tiempo pero a la vez adquiere otro que es legal, jurídico o probatorio.Conforme pasa el tiempo tiene un valor que sirve para la investigación histórica y cultural. Es lo llamado valor secundario.
Aparte de dichos valores el diccionario de terminología archivística habla de:

• valor informativo: son los documentos que se utilizan como referencia o investigación.
• valor intrínseco: el documento depende de valores como su contenido, las circunstancias de su producción, la presencia o no de firmas,...

Los valores están asociados al ciclo de la vida y desmpeñan un  papel fundamental en el expurgo y selección.

Criterios de valoración:

 

Es la fase de proceso de expurgo y debe realizarse conociendo todos los documentos.

Existen una serie de criterios universales recogidos en su momento por Schellenberg entre los cuales están:

• la jerarquía administrativa y funcional
• los valores primarios.
• los valores secundarios.

Identificación, valoración y selección de series documentales

En el reglamento del Sistema Andaluz de Archivos se recoge todo esto. El AGA se encargó de realizar todo el desarrollo para poder identificar y valorar las series documentales. La estructura de la plantilla que se creó se dividió en cinco áreas:

1. Identificación.
2. Valoración.
3. Selección.
4. Observaciones.
5. Área de control.

La selección 

Se determina el destino de los documentos a partir de su valor.

Se produce en dos etapas.

Métodos de selección

• Selección pieza por pieza.
•   Selección cualitativa: Selección cualitativa intrínseca y Selección cualitativa extrínseca (que es, a su vez alfabética, cronológica, topográfica o combinada)
• Selección por muestreo. Tipos: aleatorio y sistemático.
• Calendario de disposición. En el cual están de disposición general y especiales.
• Eliminación.

Tema 7

La normativa de gestión de los documentos sigue la Norma ISO 15489, la primera norma internacional.

Se desarrolló en los países miembros de la ISO para normalizar a nivel internacional la gestión de los documentos tomando como base las normas australianas AS 4390. 
Objetivo: garantizar que una organización pueda crear, conservar y utilizar los documentos de archivo que necesita.
Consta de dos partes:
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• ISO 15489-1:2001: que proporciona una guía que dice cómo gestionar los documentos de archivo.
• ISO 15489-2:2001: es un informe técnico que da una metodología para su implantación. Dicho informe se basa en la metodología DIRKS (Design and Implementation of a Record Keepinng System)

Pasos:

1. Investigación preliminar.
2. Analisis de las actividades comerciales.
3. Identificación de  los requerimientos en relación con la gestión de documentos.
4. Evaluación de los sistemas existentes.
5. Identificación de las estrategias para satisfacer los requerimientos en relación con la gestión de documentos.
6. Diseño de un sistema de gestión de documentos.
7. Implementación  dicho sistema y su posterior revisión.